Hello 2020: Nếu bạn là một nhà quản lý đang tìm kiếm một ứng dụng quản lý công việc phù hợp với doanh nghiệp mình, bài viết này là dành riêng cho bạn!
Giữa thời thế công nghệ lên ngôi, thị trường cạnh tranh khốc liệt, các ứng dụng quản lý công việc ra đời đem tới lợi thế tốc độ, năng suất vượt trội cho doanh nghiệp, và là trợ thủ đắc lực cho các nhà quản trị hiện đại. Trên thị trường có khá nhiều cái tên nổi bật như Trello, Asana, Wrike, Jira, Base,… nhưng để các doanh nghiệp lựa chọn được một giải pháp hữu ích và phù hợp thì còn phải cân nhắc nhiều yếu tố. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giúp bạn review các phần mềm quản lý công việc và dự án phổ biến nhất.
Trước khi đi vào so sánh ưu nhược điểm của các phần mềm, bạn cần hiểu rõ mức độ cần thiết của một phần mềm quản lý công việc, và những yếu tố nào tạo nên một phần mềm quản lý công việc tốt.
Phần mềm quản lý công việc có thể giúp ích cho bạn như thế nào?
Bài toán của các nhà quản trị là làm sao kiểm soát những công việc và dự án đang diễn ra, tối ưu nguồn lực có hạn và nâng cao năng suất doanh nghiệp. Để giải được bài toán này, các ứng dụng quản lý công việc giải quyết 2 việc: thứ nhất, minh bạch hóa quá trình giao việc – nhận việc giữa nhà quản lý và nhân viên, từ đó minh bạch hóa trách nhiệm; thứ hai, giúp nhà quản lý lên kế hoạch và giúp nhân viên cộng tác, làm việc tập trung trên một nền tảng duy nhất.
Tóm lại, lợi ích của việc sử dụng một phần mềm quản lý công việc có thể quan sát ở 2 góc độ. Đối với nhân viên, phần mềm giúp họ:
- Nhìn thấy được tất cả công việc của mình, không sót việc.
- Biết đâu là những việc cần ưu tiên.
- Tính toán và sắp xếp được thời gian làm việc hiệu quả.
- Cộng tác với đồng đội để hoàn thành công việc với chất lượng tốt nhất.
Đối với nhà quản lý thì một phần mềm quản lý công việc đem lại những lợi ích như sau:
- Thấy được tổng quan công việc và dự án của tất cả bộ phận
- Ra quyết định và xử lý các vấn đề phát sinh một cách kịp thời
- Sắp xếp, phân bổ nguồn lực (nhân sự + thời gian) một cách hiệu quả
- Tất cả công việc, dự án đều được hoàn thành đúng thời hạn với chất lượng tốt nhất
Dựa vào những nhu cầu trên, các tính năng cơ bản cần có đối với một phần mềm quản lý công việc là:
- Tính năng cộng tác: Giao tiếp là yếu tố không thể thiếu trong làm việc theo nhóm và dự án. Nhà quản lý phải giao tiếp với nhân viên khi phân công nhiệm vụ và góp ý công việc. Các thành viên nhóm cần giao tiếp để phối hợp nhịp nhàng. Do đó, phần mềm quản lý công việc cần có các tính năng cộng tác cần thiết như: tạo việc, giao việc, theo dõi công việc trực quan, chat và bình luận trong từng công việc, khả năng tích hợp với các tiện ích như lịch, email…
- Tính năng lập kế hoạch và theo dõi trạng thái: Phần mềm cần thuận tiện cho nhà quản lý lập kế hoạch theo đặc thù công việc, hoặc theo workflow dự án, đồng thời giúp theo dõi trạng thái công việc theo thời gian thực. Tính năng phổ biến nhất hiện nay trong các phần mềm quản lý công việc là biểu đồ Gantt hoặc bảng Kanban, thể hiện tiến độ công việc một cách trực quan.
- Tính năng báo cáo: Báo cáo chi tiết, trực quan về công việc của thành viên và dự báo tiến độ dự án là một tính năng cần thiết, giúp nhà quản lý cân nhắc điểm mạnh, điểm yếu của cả team để phân bổ nguồn lực hiệu quả.
- Tính năng phân quyền sử dụng: Đây là tính năng quan trọng nhằm phân chia các vai trò khác nhau trong dự án. Khi áp dụng phần mềm quản lý công việc cho doanh nghiệp, đây là tính năng tối cần thiết để đảm bảo thứ bậc kỉ luật trong tổ chức.
Từ những phân tích trên, hãy đi vào đánh giá 5 ứng dụng quản lý công việc được sử dụng phổ biến nhất hiện nay:
1. Trello (https://trello.com)
Trello là phần mềm quản lý dự án được xây dựng dựa trên phương pháp Kanban. Giao diện của Trello là một bảng thông tin, trực quan hoá công việc với các cột tương ứng với trạng thái (ví dụ: To do, Doing và Done). Với thiết kế tối giản và cách sử dụng đơn giản, bạn có thể dễ dàng theo dõi luồng công việc, phân công nhiệm vụ, cộng tác trên Trello, chỉ với thao tác kéo và thả đơn giản.
Ưu điểm: Cộng tác tốt và dễ sử dụng: Giao diện làm việc của Trello giống hệt với các tờ giấy note được dán trên màn hình. Do vậy, bất kì ai nhìn vào cũng có thể dễ dàng nắm bắt và sử dụng.
Nhược điểm: Trello chỉ phục vụ cho teamwork và cộng tác nên thiếu khá nhiều tính năng như:
- Không có tính năng chat nhóm
- Không phân cấp thành viên quản trị
- Không có báo cáo công việc
- Không hiệu quả khi quản lý thời gian…
Do chỉ tối ưu cho việc cộng tác, nên Trello sẽ phù hợp nhất cho các team Agile từ 3 – 10 người, với đặc thù công việc theo dạng tuần tự, cần tập trung vào sự đơn giản, cộng tác hiệu quả, nhanh gọn thay vì quản trị.
Chi phí cũng là điều nên cân nhắc nếu bạn muốn làm việc thật sự với nhiều tính năng của phần mềm này.
2. Asana (https://asana.com)
Asana là phần mềm quản lý dự án cơ bản giúp theo dõi dự án, công việc, thời gian, nguồn lực, tất cả chỉ với một giao diện đơn giản. Bạn có thể xem tổng quan hoặc chi tiết dự án, hoặc theo dõi công việc linh hoạt thông qua bảng Kanban hoặc To-do-list… Asana là một phần mềm đáp ứng khá đầy đủ nhu cầu của một nhà quản lý muốn kiểm soát khối lượng công việc đồ sộ của công ty.
Giao diện To-do-list của Asana
Một số ưu nhược điểm của Asana có thể tóm lại như sau:
Ưu điểm:
- Cộng tác: Vốn là một ứng viên mạnh trong quản lý công việc và dự án, Asana có đầy đủ các tính năng tạo việc, giao việc, lên lịch cho công việc, sắp xếp thứ tự ưu tiên, nhận xét, thảo luận công việc bằng cách sử dụng thẻ @ để đề cập tên thành viên… Một trong những tính năng đặc biệt của Asana là khả năng liên kết một nhiệm vụ với nhiều dự án – mà không cần sao chép. Điều này rất hữu ích khi một nhiệm vụ đồng thời liên quan đến nhiều mục tiêu, hoặc khi ngày hết hạn được áp dụng cho nhiều dự án. Ngoài ra, Asana còn có thể tích hợp với Slack, DropBox, Github…
- Lập kế hoạch & Theo dõi trạng thái: Tuỳ nhu cầu, bạn có thể xem dự án dựa trên trạng thái, nhiệm vụ, ngày hết hạn hoặc tỷ lệ phần trăm hoàn thành dự án. Asana không có biểu đồ Gantt, nhưng có tính năng Timeline để thấy được tổng quan công việc của tất cả dự án. Nếu Timeline chưa thoả mãn nhu cầu, nhà quản lý có thể tích hợp Asana với Instagantt (miễn phí) để theo dõi tiến độ trực quan hơn.
- Báo cáo: Ở bản miễn phí, Asana chỉ có biểu đồ báo cáo tiến độ theo từng dự án (progress report), cho biết số nhiệm vụ đã hoàn thành và số nhiệm vụ còn lại, các báo cáo chuyên sâu hơn sẽ được mở ở phiên bản trả phí.
- Phân quyền sử dụng: Asana có tính năng phân quyền riêng tư/ công khai cho dự án và nhiệm vụ.
Nhược điểm:
- Chi phí sử dụng: Asana cho phép dùng bản miễn phí với những tính năng cộng tác, lập kế hoạch, báo cáo cơ bản,… và cho phép số người sử dụng tối đa là 15 thành viên. Tuy nhiên, nếu số thành viên lớn hơn, bạn phải dùng bản nâng cấp có giá 9.99$/ người dùng/ tháng. Với phiên bản này, Asana mới mở thêm các tính năng như tìm kiếm công việc nâng cao, thêm các trường tuỳ chỉnh cho dự án, báo cáo nâng cao, cài đặt quyền riêng tư cho dự án,… Có thể thấy, để được sử dụng trọn vẹn các tính năng ưu việt của Asana, các doanh nghiệp sẽ phải chịu một mức phí khá cao.
Với các tính năng trên, Asana thích hợp nhất với các công ty có mô hình cộng tác liên chức năng, một người cần phải tham gia nhiều dự án/ phòng ban khác nhau. Khi đó, Asana không chỉ giúp team cộng tác hiệu quả, mà còn giúp người quản lý theo dõi tổng thể công việc ở tất cả các phòng ban và dự án.
3. Wrike (https://try.wrike.com)
Bên cạnh Asana, Wrike cũng là một giải pháp quản lý dự án mạnh mẽ. Nếu như Asana giúp bạn làm việc không cần email, thì Wrike thay thế không chỉ email mà còn hầu hết công cụ làm việc khác. Theo đánh giá của Business News Daily, Wrike được bình chọn là lựa chọn hàng đầu cho giải pháp quản lý dự án miễn phí. Đây là một giải pháp tuyệt vời cho những team nhỏ hoặc các start-up không có nhiều kinh phí.
Sau đây là một số đánh giá về Wrike:
Ưu điểm:
- Cộng tác: Giống như Asana, Wrike cũng có đầy đủ các tính năng như tạo việc, giao việc, bình luận, tag tên, khả năng liên kết một nhiệm vụ với nhiều dự án… Wrike còn có thể cộng tác nhanh hơn nữa với tính năng Chỉnh sửa trực tuyến (Live Editing) với các tài liệu đính kèm, tạo công việc trực tiếp qua email chỉ bằng một cú nhấp chuột…
- Lập kế hoạch & Theo dõi trạng thái: Wrike quản lý thời gian của từng đầu việc rất sát sao, có nhiều tuỳ chọn khi đặt thời hạn cho công việc, ví dụ như đặt thời hạn công việc theo backlog (khoảng thời gian), theo deadline (công việc sẽ hoàn tất vào một ngày cụ thể), hoặc theo milestone (bao giờ phải xong bao nhiêu % công việc)… Bên cạnh đó, với các chế độ xem dự án theo biểu đồ Gantt, theo Workload của từng nhân sự, Wrike giúp nhà quản lý tối ưu nguồn lực vô cùng hiệu quả.
- Báo cáo theo thời gian thực: đối với phiên bản trả phí, Wrike có thể xuất biểu đồ báo cáo thời gian thực, tuỳ chỉnh theo yêu cầu của nhà quản lý, bạn có thể yêu cầu báo cáo theo dự án hoặc công việc, với bộ lọc dữ liệu theo trạng thái, ngày bắt đầu, ngày kết thúc hoặc theo tên thành viên…
- Phân quyền sử dụng: Wrike cho phép phân các quyền sử dụng cơ bản ở bản miễn phí (như quyền truy cập bảng quản trị, quyền cài đặt ngày làm việc và ngày nghỉ, quyền xoá tài khoản thành viên…). Tuy nhiên một số quyền nâng cao như quyền tạo, sửa và tuỳ chỉnh Workflow, quyền xem lịch làm việc của người khác,… thì chỉ có phiên bản trả phí.
Nhược điểm:
- Chi phí sử dụng: Wrike miễn phí cho 5 người dùng với những tính năng cơ bản, như quản lý tác vụ, chia sẻ tài liệu, khả năng tích hợp với Google Drive, Dropbox, Office365. Với bản miễn phí này, người dùng chỉ có 2Gb dung lượng lưu trữ. Với phiên bản Professional dành cho nhóm 5 – 15 người, mức phí 9.8$/ người dùng/ tháng, Wrike sẽ mở thêm các tính năng Gantt chart, tăng dung lượng lưu trữ lên 5Gb, và khả năng tích hợp nâng cao với Microsoft Project, Excel, RSS. Với các tính năng ưu việt hơn nữa như tuỳ chỉnh workflow, báo cáo theo thời gian thực, phân tích và dự báo… thì chỉ có ở gói Business, với mức giá 24.8$/ người dùng/ tháng. Một mức giá khá cao để được sử dụng trọn vẹn phần mềm ưu việt này.
Với những phân tích trên, Wrike sẽ là phần mềm quản lý công việc phù hợp với những doanh nghiệp lớn, với nhu cầu quản lý dự án chuyên sâu. Với các team nhỏ khoảng dưới 5 thành viên, Wrike phiên bản miễn phí vẫn là một lựa chọn quản lý công việc tốt với các tính năng tuy giới hạn nhưng rất cơ bản và cần thiết.
4. BASE.vn (https://base.vn/wework)
Base Wework (trước đây được biết đến với tên Wework.vn) là một ứng dụng quản lý công việc được phát triển tại Việt Nam, Base Wework là một trong những công cụ của Base.vn nhằm mang đến nền tảng quản trị doanh nghiệp toàn diện bằng hệ thống CNTT. Các ứng dụng của Base vẫn đang phong phú từng ngày.
Một số tính năng của Base Wework:
- Khởi tạo danh sách công việc nhanh chóng dễ dàng
- Theo dõi tiến độ dưới nhiều góc nhìn, biểu đồ
- Phân bổ nguồn lực hiệu quả hơn nhờ số liệu chính xác
- Tính năng nhân bản dự án mẫu chỉ với một click
- Giao tiếp và trao đổi nội bộ trên từng công việc hoặc dự án
- Thoải mái cộng tác với khách hàng mà vẫn đảm bảo tính bảo mật
- Chia sẻ và quản lý tài liệu chung thuận lợi và hiệu quả hơn
- Thông báo và cập nhật hoạt động theo thời gian thực
- Theo dõi tình hình mọi lúc mọi nơi trên mọi thiết bị
- Biểu đồ dữ liệu chính xác, trực quan
- Kiểm soát mức độ thành công của các dự án
- Tùy chọn hiển thị: danh sách (List), bảng tiến độ (Gantt) và bảng kéo thả (Kanban)
- Linh hoạt xây dựng các trường dữ liệu bổ sung như ngân sách, trọng số,…
- Phân quyền sử dụng trên từng chức năng đến từng đối tượng ở mỗi dự án
Có lẽ phần nhược điểm của Base Wework là phần mềm vẫn còn đang trong quá trình phát triển, hoàn thiện và bảo mật sâu hơn. Cùng với đó, qua quá trình sử dụng của bản thân, đôi khi còn hiện tượng lỗi server trong quá trình vận hành, hoặc có sự bảo trì liên tục gây gián đoạn cho khách hàng khi vận hành. Đồng thời, việc tích hợp hoặc liên kết với các đối tác dịch vụ lớn chưa có trong thời điểm này nên khi sử dụng base, bạn hoàn toàn độc lập với các công cụ khác.
Tuy nhiên, cũng không thể phũ nhận rằng Base đang xây dựng một nền tảng toàn diện và rất đáng để sử dụng để quản trị, điều hành công việc chuyên sâu. Base hoàn toàn phù hợp với các doanh nghiệp với nhiều quy mô khác nhau.
Chi phí sử dụng cũng là lợi thế của nền tảng này.
5. Jira Software by Atlassian
(https://www.atlassian.com/software/jira)
JIRA là một giải pháp quản lý dự án từ công ty phần mềm Atlassian, một công cụ được thiết kế giúp các nhóm phần mềm lập kế hoạch và theo dõi dự án, bằng cách sử dụng phương pháp quản lý agile (phương pháp tập trung vào hiệu quả, các phiên bản sản phẩm nâng cấp được phát hành liên tục dựa theo phản hồi của khách hàng). Các nhóm phần mềm có thể sử dụng Jira để lên kế hoạch, theo dõi, phát hành, báo cáo phần mềm mới hoặc phần mềm nâng cấp. Họ cũng có thể sử dụng Jira để theo dõi bất kỳ vấn đề nào trong quá trình phát triển và hoàn thiện sản phẩm.
Giao diện của Jira Software
Ưu điểm:
- Lập kế hoạch & theo dõi tình trạng:
- + Jira hỗ trợ phương pháp làm việc agile với giao diện bảng Scrum và bảng Kanban. Người dùng có thể sử dụng một số mẫu dự án có sẵn trong Jira (như mẫu Lead Generation, Document Approval, Software Development, trong đó có sẵn các luồng công việc chuẩn), nhà quản lý cũng có thể tự tuỳ chỉnh luồng công việc của riêng mình.
- + Không kể tới các tính năng cơ bản như theo dõi thời gian, cộng tác, Jira còn hơn thế nữa, nó giúp nhà quản lý tuỳ chỉnh và kiểm soát gần như mọi khía cạnh. Ví dụ: Jira có tính năng tự động, như điều kiện (conditions) và thẩm định (validators), cho phép người quản lý thiết lập các tham số cụ thể, để phần mềm tự động xác định liệu nhiệm vụ đã hoàn thành có được chấp nhận hay không.
- + Jira có chế độ xem dự án theo biểu đồ Gantt hoặc theo workload (khối lượng công việc) của thành viên, giúp nhà quản lý phân bổ nguồn lực dễ dàng.
- Báo cáo: Jira cung cấp hơn một chục báo cáo khác nhau để chia nhỏ dữ liệu, giúp bạn kiểm tra khối lượng công việc, tiến trình công việc và những công việc tồn đọng một cách dễ dàng. Biểu đồ màu giúp phân tích báo cáo một cách nhanh chóng và đơn giản.
- Phân quyền sử dụng: Jira có chức năng phân quyền cực kì chi tiết, Không chỉ phân quyền trong dự án chung, mà còn phân quyền đối với từng nhiệm vụ. Việc hạn chế quyền xem đối với các vai trò khác nhau trong dự án rất hữu ích khi có những đối tác ngoài tổ chức (như freelance, clients) làm việc trong cùng hệ thống, giúp team công nghệ bảo vệ thông tin độc quyền của mình.
- Khả năng tích hợp: Jira có khả năng tương thích cao với các ứng dụng của bên thứ ba. Với khả năng tích hợp công cụ cho nhà phát triển, mạng lưới hàng nghìn tiện ích bổ sung và API mở của Atlassian, Jira có thể giao tiếp với một loạt các công cụ khác nhau.
Nhược điểm:
- Giao diện: khá phức tạp, cần mất thời gian để làm quen, thích nghi thì mới áp dụng workflow được hiệu quả.
- Chi phí sử dụng: Jira có bản dùng thử miễn phí trong 7 ngày, bạn có thể trải nghiệm tất cả các tính năng trên. Sau 7 ngày, bạn sẽ có lựa chọn sử dụng bản trả phí với mức giá tuỳ theo theo quy mô team của bạn và tuỳ theo lựa chọn sử dụng cloud hay server. Đối với bản Cloud, team 10 người có chi phí là 10$/ tháng, còn team từ 11 – 100 người có chi phí là 7$/ người dùng/ tháng.
Jira là một phần mềm quản lý dự án khá đặc thù, đây sẽ là lựa chọn hoàn hảo nhất cho các team công nghệ, phát triển phần mềm, hoặc các team làm việc theo phương pháp agile.
Chi phí sử dụng: Có thể dùng Free với mọt số tính năng cơ bản. Gói cơ bản là 7$/người/tháng; Gói cao cấp gấp đôi chi phí.
6. Amiss (by MISA)
MISA là một công ty CNTT của Việt Nam từ lâu đã nổi tiếng với các phần mềm, giải pháp kế toán cá nhân, doanh nghiệp.
AMIS.VN là một hệ thống quản trị doanh nghiệp được tích hợp các phần mềm quản trị doanh nghiệp như: Kế toán, Bán hàng, Nhân sự và nhiều phần hành khác như Truyền thông, Công việc, Tài liệu, Tài sản, Văn thư, Sáng kiến,… Đáp ứng cho mọi loại hình doanh nghiệp: Thương mại, Dịch vụ, Sản xuất, Xây lắp có quy mô vừa trở lên.
Phần mềm quản trị doanh nghiệp hợp nhất AMIS.VN giúp doanh nghiệp thực hiện các nghiệp vụ Quản trị nhân sự (Quản trị nguồn nhân lực) như: Hoạch định nguồn nhân lực, Tuyển dụng, Quản lý hồ sơ, Quản lý hợp đồng lao động, Quản lý đào tạo, Đánh giá, Chấm công, Quản lý thời gian, Tính lương, Thuế, Bảo hiểm, Khen thưởng, Kỷ luật, Giải quyết nghỉ việc, Quản lý tài sản, Quản lý công tác phí,…Đặc biệt AMIS.VN là phần mềm Online có thể sử dụng mọi lúc, mọi nơi, trên mọi thiết bị (Laptop, máy tính bảng, Điện thoại di động).
Các tính năng của phần mềm Amis.vn quản trị doanh nghiệp hợp nhất.
Chi phí dùng bộ phần mềm:
7. Microsoft Project
Microsoft Project là phần mềm quản lý tiến độ dự án của Microsoft. Phần mềm quản lý sử dụng chung với tài khoản MS của người dùng.
Các tính năng chính:
- Đơn giản hóa việc quản lý dự án với chức năng lập kế hoạch thông minh. Bám sát tiến độ với sức mạnh của chức năng lên lịch biểu linh động, dựa trên nỗ lực cần thiết, thời gian dự án và các thành viên nhóm được phân bổ.
- Cải thiện tầm nhìn và kết quả của bạn với nghiệp vụ thông minh. Tạo bảng điều khiển tương tác để xem trạng thái tổng thể và truy sâu xuống chi tiết của các dự án và chương trình, sử dụng hình ảnh trực quan hóa Power BI.
- …
Ưu điểm dễ nhận thấy nhất là nó được cung cấp hỗ trợ bởi ông lớn Microsoft, với những tính năng liên kết chặt chẽ với bộ phần mềm Microsoft Office 365. Tuy nhiên, cũng có thể thấy rằng MS Project khá khó sử dụng và giá thì lại rất cao.
8. PipeFy (https://www.pipefy.com)
Pipefy cung cấp tích hợp các tiện ích, nhưng cũng cung cấp các mẫu trong các lĩnh vực kinh doanh nhất định, chẳng hạn như để bán hàng, khách hàng lên tàu hoặc tuyển dụng.
Các mẫu này đơn giản hóa danh sách kiểm tra quy trình của bạn và cung cấp cho bạn các mẫu dựng sẵn tuyệt vời để thực sự hoàn thành công việc của bạn.
Hệ thống thẻ Pipefy giúp bạn tạo các tác vụ tự động, kết nối chúng với các hành động phù hợp và sau đó ngồi lại và chờ công việc hoàn thành. Bạn sẽ được thông báo một khi nó được.
Nó là một cách tuyệt vời để thiết lập các quy trình tự động của bạn và sau đó xem chúng hoạt động.
Các tính năng chính của Pipefy để quản lý quy trình làm việc:
- Kết nối với hơn 500 ứng dụng
- Mẫu quy trình
- Cơ sở dữ liệu công ty an toàn cho các hành động
- Logic có điều kiện
Giá cả cũng là một lý do bạn nên cân nhắc. Nó vẫn cho bạn gói free với một số tính năng cơ bản.
9. Tallyfy (https://tallyfy.com)
Để tận dụng tối đa quy trình công việc của bạn, Tallyfy là một lựa chọn. Tallyfy cho phép bạn quản lý tất cả các quy trình của mình từ một trung tâm tập trung. Bạn có POV quản lý, nơi bạn tạo và giám sát các thủ tục. Bạn có thể xem các quy trình đang diễn ra theo kế hoạch.
- Tìm những gì bạn cần mà không cần phải mò tìm phức tạp
- Cải thiện quy trình ngay lập tức thông qua phản hồi từ đồng nghiệp
- Không cần theo dõi các phiên bản và thay đổi bằng tay
- Theo dõi những gì phổ biến và xem phân tích về sự tham gia
- Hoạt động đẹp trên mọi thiết bị – bao gồm cả máy tính bảng và điện thoại
- Không cần lãng phí vô số giờ để định dạng tài liệu
- Tự động hóa khi nào và làm thế nào mọi thủ tục được xem xét và cập nhật
- Thêm phương tiện truyền thông hấp dẫn như screencasts, video, hình ảnh và giọng nói
- Viết các thủ tục chuyển đổi ngay lập tức thành quy trình công việc
- Tạo quy tắc có điều kiện giữa các bước trong quy trình của bạn trong một vài cú nhấp chuột
- Đảm bảo quy trình của bạn có thể tìm kiếm trực tiếp từ các hệ thống khác
Điểm hạn chế khi tiếp cận với các doanh nghiệp Việt là nó không hỗ trợ tiếng Việt và giá cả khá cao.
10. Basecamp (https://basecamp.com)
Trước Basecamp: Các dự án cảm thấy phân tán, mọi thứ trôi qua, thật khó khăn để xem mọi thứ đang đứng ở đâu và mọi người đang căng thẳng. Sau Basecamp: Mọi thứ tổ chức ở một nơi, bạn sẽ đứng đầu mọi thứ, tiến bộ rõ ràng và cảm giác bình tĩnh.
Tính năng đặc biệt nhất của Basecamp như chính tên của nó là nơi mà mọi thứ có thể thực hiện được trên một giao diện duy nhất. Bạn có thể:
- Tạo dự án, theo dõi, đánh giá dự án.
- Lưu trữ, chia sẻ tài liệu.
- Chat và trao đổi công việc.
- Lập danh sách công việc, tiến độ từng việc một.
Về giá cả, nếu bạn chưa quen với việc trả tiền thì nó sẽ khá đắc với bạn, nếu bạn đã quen thì nó rất rẻ.
Tổng kết lại, có thể thấy tùy vào quy mô, năng lực tổ chức mà doanh nghiệp có thể lựa chọn phần mềm phù hợp. Quan trọng nhất vẫn là từng cá nhân trong doanh nghiệp/tổ chức phải cùng am hiểu và vận hành hiệu quả hệ thống quản trị công việc song song với việc lao động tạo ra giá trị công việc. Từ đó, phần mềm mới phát huy được công năng giúp nâng cao hiệu quả của doanh nghiệp. Riêng cá nhân, tôi vẫn khuyến khích sử dụng các phần mềm của Việt Nam được xây dựng tốt để phát triển hệ thống, vì chính những công ty của Việt Nam mới hiểu được tính chất và hệ tư tưởng doanh nghiệp Việt, từ đó, có những phương thức và tính năng phù hợp.
Hy vọng bài viết trên đã giúp cho các nhà quản lý có cái nhìn rõ nét hơn về các phần mềm quản lý công việc, từ đó lựa chọn được giải pháp phù hợp nhất cho doanh nghiệp của mình.
Thái Triển tổng hợp.
