File PDF là gì? Tại sao nó luôn được sử dụng?

PDF là gì?

PDF (viết tắt từ tên tiếng Anh Portable Document Format, Định dạng Tài liệu Di động) là một định dạng tập tin văn bản khá phổ biển của hãng Adobe Systems. Tương tự như định dạng Word (.doc), PDF hỗ trợ văn bản thô (text) cùng với phông chữ, hình ảnh đồ họa, âm thanh và nhiều hiệu ứng khác. Tuy nhiên, việc hiển thị văn bản PDF không phụ thuộc vào môi trường làm việc của người sử dụng (cấu hình máy, phần mềm và hệ điều hành). Không như văn bản Word, một văn bản PDF, trong hầu hết các trường hợp, sẽ được hiển thị giống nhau trên những môi trường làm việc khác nhau. Chính vì ưu điểm này, định dạng PDF đã trở nên phổ biển cho việc phát hành sách, báo hay các tài liệu khác qua mạng Internet.

PDF hoạt động như thế nào?

Để biết lý do tại sao PDF là một cuộc cách mạng khi nó được ra mắt, chúng ta phải hiểu tiêu chuẩn là gì vào thời điểm đó. Vào đầu những năm 90, phần mềm chuyên nghiệp được sử dụng để thiêt kế đồ họa và tài liệu dẫn đến các tệp lớn không thể “chịu đựng” được, đặc biệt là khi chúng đã được nhúng các hình ảnh, phông chữ và phần tử đồ hoạ khác. Hãy nhớ rằng máy tính trong thời gian này chỉ có một phần nhỏ sức mạnh xử lý của máy tính bạn đang sử dụng ngày nay, nghĩa là mỗi bit hiệu suất đều quan trọng.

Để khắc phục vấn đề này, những nhà phát triển phần mềm bắt đầu sử dụng các liên kết đến tài nguyên khác trên máy tính. Giả sử như bạn đã sử dụng phông chữ đặc biệt trong tài liệu của mình. Thay vì lưu tất cả dữ liệu cho phông chữ này bên trong tài liệu của bạn, nó sẽ kéo các thông tin cần thiết từ thư mục cài đặt font chữ trên máy tính của bạn. Điều này làm giảm tải trên tệp tài liệu, làm cho nó nhẹ hơn.

Điều này hoạt động tốt miễn là bạn không di chuyển phông trên máy tính. Tuy nhiên, nếu bạn mang file đó đến một máy tính khác mà không cài đặt phông chữ đặc biệt của bạn, nó sẽ trông không giống như vậy nữa. Bạn có thể tưởng tượng nỗi đau của việc dành tất cả thời gian để tạo ra một tài liệu quan trọng và sau đó có nó trông khủng khiếp bởi vì bạn đã không giữ các liên kết đến các yếu tố đồ họa tồn tại.

File PDF đã thay đổi điều này. Adobe đã tìm được cách để tập hợp tất cả các phần của một file và làm cho nó nhỏ nhẹ hơn. Rõ ràng, đây là một cách hiệu quả hơn rất nhiều so với cách giải quyết mà các nhà phát triển sử dụng trước khi PDF có mặt trên thị trường. Đó chính là lý do vì sao PDF trở thành một tiêu chuẩn.

Tại sao PDF lại quan trọng?

Tính di động của PDF rất quan trọng. Các tệp PDF trông giống nhau cho dù chúng được mở trên bất kỳ thiết bị nào. Cho dù bạn đang sử dụng Windows 10, Mac, Chrome OS, Android, Windows Phone, iPad hoặc Windows XP – đối với bất kỳ phần mềm và phần cứng nào, các tệp PDF luôn phù hợp. Thông tin trong PDF không phụ thuộc vào thiết bị của người tạo hoặc của người xem. Bao gồm các phông chữ, hình ảnh, biểu đồ, và dường như không có một vấn đề nào.

So sánh khi bạn gửi một tài liệu Microsoft Word cho ai đó. Điều gì sẽ xảy ra nếu người nhận không có Microsoft Word trên máy tính? Chắc chắn, họ có thể mở nó bằng Google Docs, nhưng tài liệu có thể trông rất khác vì Docs hiển thị các tệp theo một cách khác. Nếu bạn dành rất nhiều thời gian để tạo bảng, hình ảnh, và các yếu tố khác và tất cả có thể không được như ban đầu. Và nếu họ cố gắng mở tài liệu Word trên điện thoại thì sao?

Theo nguyên tắc chung, các tệp PDF có nghĩa là để xem. Những gì bạn thấy khi nhấn Save là những gì người nhận khác xem được. Và bạn thậm chí không cần phải cài đặt một trình đọc – hầu hết những trình duyệt hiện đại đều có tính năng mở các tệp PDF mà không gặp vấn đề gì. Trong khi bạn có thể chỉnh sửa các tệp PDF thì bạn chỉ được giới hạn ở một vài lựa chọn miễn phí trừ khi bạn phải trả phí cho phần mềm cao cấp như Adobe Acrobat, Foxit PhantomPDF hoặc Nitro Reader.

Tại sao PDF vẫn phổ biến đến vậy?

Bên cạnh khả năng di động được mô tả ở trên, các tệp PDF mang một số tính năng khác đã góp phần làm tăng tính phổ biến của chúng.

Các tệp PDF cho phép cài đặt bảo mật tinh chỉnh. Khi tạo một tệp PDF, bạn có thể tắt khả năng in, để lại nhận xét hoặc sao chép văn bản của người xem. Do đó, khi chính phủ và doanh nghiệp đặt các hình thức trực tuyến, họ có thể hạn chế rất nhiều để ngăn ngừa lạm dụng. Để bảo mật hơn, bạn cũng có thể bảo vệ bằng mật khẩu PDF.

Bạn có thể nhận thấy rằng tệp PDF cũng hoạt động với các trường điền. Người tạo PDF có thể đặt các khối được đánh dấu bất kỳ nơi nào trong tài liệu để hiển thị nơi họ muốn người nhận thêm thông tin. Ngay cả khi họ đã hạn chế chỉnh sửa, người xem vẫn có thể nhập tên, địa chỉ và thông tin thích hợp khác vào những trường này. Các tệp PDF hỗ trợ ký điện tử, vì vậy bạn có thể thêm sự chấp thuận của mình vào một tài liệu mà không cần phải in ra.

Các tính năng nhỏ như thêm ý kiến, đánh dấu, tem, siêu liên kết và các nội dung trực tiếp khác đã lưu giữ các tệp PDF luôn phù hợp cho đến thập kỷ hiện tại. Phần mềm nhận dạng quang học có thể chụp các tài liệu và dễ dàng biến chúng thành tệp PDF và một số nhà xuất bản độc lập thậm chí còn đưa ra sách dưới dạng tệp PDF. Tính dễ sử dụng, bộ tính năng phong phú và tính phổ biến đã giữ PDF luôn quan trọng trong cuộc sống máy tính hàng ngày.

PDF vừa có thể lưu hình ảnh, chữ viết, đường dẫn, vector, chỉ mục, dùng in ấn chất lượng cao và chỉnh sửa file thiết kế… đủ để thấy tính đa dụng của nó.

Như vậy, bạn đã được tìm hiểu về cách PDF bắt đầu, nó hoạt động như thế nào, và cái gì làm cho nó trở nên quan trọng và phổ biến đến vậy. Trong một thế giới với các hệ điều hành, kích cỡ màn hình, trình duyệt và thành phần phần cứng khác nhau, PDF vẫn đứng vững và không thay đổi. Chúng cho bạn biết chắc chắn rằng tài liệu bạn đã tạo sẽ không trải qua bất kỳ thay đổi kỳ lạ nào khi người nhận xem nó. Đó là những gì PDF cung cấp, và đó cũng là lý do khiến nó là tiêu chuẩn trong hơn hai thập kỷ.